Easyfit voor dummies

Voor dummies? Hoezo voor dummies? We doelen uiteraard op de populaire boekenreeks met handleidingen over elk onderwerp dat je maar kunt verzinnen. En zo'n uitgebreide handleiding voor Easyfit zou menigeen best goed van pas komen. Dus we nemen je graag van A tot Z mee in de mogelijkheden van Easyfit. Zodat je binnen je lenspraktijk optimaal gebruik kunt maken van alle mogelijkheden. 

Easyfit is onze lenssoftware en bij velen bekend, maar…hoe het nu precies werkt en wat je er allemaal mee kunt, is nog weleens de vraag. Want wat is nu de ‘beste’ lenskeuze voor je klant en waarop is deze keuze gebaseerd? En niet onbelangrijk, wat is jouw rol als specialist hierin? Die vragen trachten we in dit artikel te beantwoorden. Weet wel dat er op het gebied van lenzen vaak meerdere wegen zijn die naar Rome leiden.

Om te beginnen: Easyfit downloaden

De meest recente versie van Easyfit is heel eenvoudig te downloaden via onze website. Voor de voltooiing van de installatie heb je een code nodig die je direct per e-mail kunt aanvragen (info@menicon.nl) of telefonisch (+31 (0) 0591 - 610 640) met behulp van een collega van Customer Service. Wanneer je de code per e-mail aanvraagt, wordt deze direct verstuurd naar het bij ons bekende e-mailadres, zorg er dus voor dat het juiste e-mailadres bij ons bekend is. Is Easyfit eenmaal geïnstalleerd, dan gaan we aan de slag!

De topograaf koppelen

Easyfit is koppelbaar met veel verschillende topografen. Wanneer je Easyfit hebt gedownload en geïnstalleerd, is het belangrijk dat je je topograaf aan het programma koppelt. Zo kun je gemakkelijk vanuit je topograaf je topografiebeelden exporteren naar Easyfit, zodat de software op basis van de gemeten corneagegevens een lensberekening voor je kan maken. Je doet dit door op het tabblad Instellingen te klikken en vervolgens naar het tabblad Topograaf te gaan. 

We hebben het koppelen met Easyfit voor de meeste topografen in dit artikel stap-voor-stap uitgeschreven. 

Onder het tabblad Topograaf zijn de verschillende topografen te vinden waarmee Easyfit gekoppeld kan worden. Door de juiste topograaf te selecteren, koppel je deze met Easyfit. Is je topograaf gekoppeld met Easyfit? Dan vind je het pictogram van je topograaf terug in het startscherm. Met één keer klikken op het pictogram, beland je vanuit Easyfit in je topograafsoftware. 

De functie 'Topografiebeelden combineren'

Met de functie 'Topografie beelden importeren' in Easyfit kun je vanuit je topograaf de topografiebeelden inlezen en vervolgens de beste topobeelden selecteren. Uit deze selectie vormt Easyfit 1 topobeeld waarmee vervolgens de berekening gemaakt wordt. Ideaal voor alle lensaanpassingen, maar wanneer je werkt met de Nachtlens PRO is dit een vereiste. Deze functie staat niet automatisch geselecteerd in Easyfit en kun je via het Instellingenmenu in Easyfit selecteren, zoals hieronder is weergegeven

Easyfit support

Veel vragen over Easyfit kunnen beantwoord en opgelost worden door de collega’s van Customer Service of Professional Services. Zijn er echt specifieke vragen of problemen met betrekking tot Easyfit, dan kun je worden doorverbonden met afdeling Easyfit support. Zij kunnen je, eventueel met behulp van Teamviewer, weer op weg helpen. 

Instellingen

Als Easyfit is geïnstalleerd op je computer en je topograaf is gekoppeld, dan kun je aan de slag! Maar voordat we beginnen met het berekenen van lenzen, blijven we nog even bij het  Instellingenmenu van Easyfit. In dit menu tref je verschillende tabbladen aan waar je je voorkeuren en gegevens kunt invullen. Erg belangrijk om hier goed naar te kijken en je gegevens goed in te vullen. We nemen ze even door. 

Onder het tabblad Algemeen kun je o.a. je voorkeurslens, vormstabiel of zacht, je voorkeursmateriaal en je gewenste bestelmethode aangeven. Bij een berekening van nieuwe lenzen houdt Easyfit rekening met je opgegeven voorkeuren. De makkelijkste en snelste manier om je lenzen te bestellen is via het internet, oftewel rechtstreeks vanuit Easyfit. Indien je niet de mogelijkheid hebt om de lenzen via internet te bestellen, dan kun je kiezen voor printer of andere methode. Je zult dan alleen zelf nog even telefonisch of per mail je bestelling aan ons moeten doorgeven. 

Verder kom je op dit tabblad de keuze voor je lensberekening tegen. Standaard staat deze ingesteld op Beperkt door Easyfit advies (aanbevolen). Dit houdt in dat Easyfit, op basis van je ingevulde gegevens, de meest geschikte lenzen voor je selecteert. Indien je ervoor kiest om dit aan te passen naar Niet beperkt – alle lenzen zijn uit te rekenen, zijn dus alle lenzen te selecteren en zul je als specialist goed moeten kijken naar wat de beste optie voor je klant is.

De volgende optie die je onder Algemeen tegenkomt is Verschilbeelden bij import, oftewel om verschilbeelden te maken bij Nachtlenzen. Zodra je dit selecteert, zal Easyfit je altijd de vraag stellen, of je verschilbeelden wilt maken, wanneer je topobeelden importeert vanuit je topograaf. Wil je dit niet, dan kun je deze optie selecteren en zal de vraag je niet meer gesteld worden. 
Wanneer je Menicon Bloom Night aanpast en je wilt nieuwe lenzen bestellen, dan dien je de laatste controlebeelden altijd in te lezen in Easyfit. Doe je dit niet, dan kunnen er geen nieuwe lenzen voor je berekend en besteld worden.  

De laatste optie onder het tabblad Algemeen is de Topografie import methode. Met deze methode heb je de mogelijkheid om topografiebeelden te combineren. Wil je weten hoe dit werkt, lees dan het artikel "Topografiebeelden importeren".

Onder het tabblad Bedrijf kunnen de gegevens van je optiekzaak worden ingevuld. Het is belangrijk om dit allemaal goed in te vullen, omdat dit meegestuurd wordt met de bestelling. Zo weten de collega’s van Customer Service door wie de bestelling is geplaatst en voorkomt dit onnodige vertraging in de levering. Bovendien worden de bestelbevestigingen naar het ingevulde e-mailadres gestuurd. Zonder correct ingevuld e-mailadres is er weinig inzicht in wat er wel of niet is besteld.

Voor het aanpassen van bepaalde lenzen moet je eerst een training of een e-learning bij ons volgen. Dit geldt voor de Indivisual maandlenzen, de TimeXL lenzen en Menicon Bloom. Wanneer je de training/e-learning hebt afgerond, ontvang je per e-mail een activatiecode. Deze code vul je in onder het tabblad Modules, waarna de lenzen voor jou beschikbaar worden in Easyfit en je ze kan gaan aanmeten.

Wanneer je Easyfit op verschillende pc’s hebt staan, dan kun je bij het tabblad Database, kiezen voor een gedeelde database. Zo kun je altijd bij je klantgegevens, waar je ook zit. Lukt het niet om je gedeelde database te selecteren, neem dan even contact op met onze Easyfit supportafdeling via info@menicon.nl.

Het laatste tabblad dat we tegenkomen is die van de Backup en dat is een hele belangrijke. Je kunt kiezen om zelf een backup van je klantgegevens te maken, of je selecteert dat Easyfit dit automatisch voor je doet. Het is erg belangrijk om dit goed in te stellen. Een computercrash komt nooit gelegen en door het (regelmatig) maken van een back-up voorkom je dat er klantgegevens verloren gaan. Mocht je hierbij hulp nodig hebben, neem dan contact op met ons Easyfit support team.

Lensberekening via Keratometer

Wanneer je niet de beschikking hebt over een topograaf, dan kun je met behulp van het tabblad Keratometer lenzen laten berekenen. Alle gele velden; de cornearadii en bijbehorende vlakste asstand, de corneadiameter en de refractiegegevens moeten worden ingevuld om een lens te kunnen berekenen. Het invullen van de corneadiameter maakt de berekening nauwkeurig en Easyfit rekent zelf de refractiesterkte om naar hoornvliesafstand 0. Voor sommige van onze lenzen, zoals de Nachtlens, de Indivisual maandlens en de Conform is het van extra groot belang om de corneadiameter correct in te vullen. Dit is bij alle lenzen belangrijk, maar voor deze lenzen komt het zeer precies. Mocht je willen weten hoe je met jouw topograaf de corneadiameter het beste kunt opmeten, kijk dan even deze korte video's waar Sander uitlegt hoe dit werkt. Als alles is ingevuld kun je zien wat het centrale astigmatisme is, wat de gemiddelde radius is en hoe hoog het restastigmatisme zal zijn.

Lensbestelling via Directe lensinvoer

Via Directe lensinvoer kun je de te bestellen lenzen invoeren.

Hoewel Nachtlenzen en Time XL alleen met behulp van topografiebeelden aangemeten kunnen worden, kunnen deze lenzen ook via de knop “Directe lensinvoer” worden besteld indien de gegevens niet in Easyfit staan en je een herbestelling wil plaatsen. We raden je aan om alles via Easyfit te laten verlopen, zodat de geschiedenis van de klant zo compleet mogelijk is en je voor jezelf inzichtelijk kan houden wat er allemaal besteld en aangepast is. 

Dit ligt anders bij de Conform, de Indivisual en de Menicon Bloom lenzen. Ook deze lenzen kunnen alleen berekend worden middels een topografie in Easyfit, maar ook de aanpassingen in de lensgegevens kunnen alleen via Easyfit worden doorgevoerd. Daarom kunnen deze lenzen echt alleen via Easyfit worden besteld. 

Toon details

Wanneer je de beschikking over een topograaf hebt, kun je met behulp van de topografiebeelden de lenzen laten uitrekenen. Het voordeel van topografiebeelden ten opzichte van keratometrie, is dat je veel meer informatie tot je beschikking hebt over de corneavorm. Deze informatie kun je vinden onder het kopje Toon details, te vinden naast de rechter- en linkercorneagegevens, en kun je gebruiken bij je lenskeuze. 

De cornea details geven je inzicht in bijvoorbeeld hoe hoog het perifeer astigmatisme (1) is en of het op basis daarvan verstandiger is om te kiezen voor een binnentorische lens. En op basis van de gemiddelde excentriciteitswaarde (2) kun je zien of het verstandiger is om voor een Exact te kiezen. 

Geschiedenis

Onder het kopje Geschiedenis vind je al je bestellingen en berekeningen die je in Easyfit hebt uitgevoerd. Easyfit slaat alles op wat jij doet, van lensberekeningen tot overrefracties en responses. Daarom is het erg belangrijk om de geschiedenis van je klant up to date te houden. Alles wat je voor deze klant hebt doogevoerd en besteld kun je hier terugvinden. Om te voorkomen dat er bestellingen ontbreken en er voor te zorgen dat eventuele aanpassingen op de juiste lenzen worden doorgevoerd, raden we je aan om alle bestellingen die buiten Easyfit om worden gedaan via de knop ‘Directe lensinvoer’ toe te voegen aan de geschiedenis van de klant. Twijfel je over de specificaties die je in Easyfit tegenkomt? Neem dan gerust contact met ons op! Wij kunnen in ons bestelsysteem voor je controleren welke gegevens als laatste zijn besteld.  

Knippen en plakken

In Easyfit heb je de mogelijkheid om een hele regel, of alleen de gegevens van de rechter of de linker lens te knippen en vervolgens over een andere regel heen te plakken. Let op, je kunt de rechterlensgegevens niet aan de linkerkant plakken of andersom. 
Het knippen en plakken werkt erg eenvoudig en gaat als volgt. Eerst selecteer je de gegevens die je wilt knippen in de geschiedenis, hier klik je op met je rechter muisknop. Er verschijnen dan een aantal opties waaruit je kunt kiezen wat je precies wilt knippen.  In dit voorbeeld is er voor gekozen om alleen de gegevens van de rechterlens te knippen.

Vervolgens ga je met de cursor op de regel staan waar je de gegevens wilt hebben en drukt dan nogmaals op de rechtermuisknop en kies je voor Plakken. 

Als extra controle stelt Easyfit je nog de vraag of het de bedoeling is dat je de huidige lensgegevens gaat overschrijven; eenmaal geplakt is het niet meer terug te draaien. Zodra je op ‘Ja’ hebt geklikt, zal Easyfit de gegevens overschrijven en de oude komen dan te vervallen. 

Klantgegevens samenvoegen

Het kan voor komen dat een klant dubbel in Easyfit staat. Wanneer er een verschil is in hoe de klant in je topograaf vermeld staat en in Easyfit, dan zal Easyfit bij het importeren van de topografiebeelden de klant niet herkennen en de gegevens opslaan onder nieuwe klantgegevens. Het is daarom van belang dat je ervoor zorgt dat de klantgegevens in je topograaf en in Easyfit op dezelfde manier genoteerd staan. 

Net als het knippen en plakken is het samenvoegen van klanten in Easyfit heel eenvoudig. Het eerste wat je dient te doen is kijken hoe de klant vermeld staat in de topograafsoftware, op deze manier zorg je ervoor dat alle gegevens met elkaar overeen komen. Vervolgens ga je naar de klantkaart in Easyfit die afwijkend is van hoe het in de topograafsoftware staat en gaat hierin naar het kopje ‘Geschiedenis’. Klik op een willekeurige regel met je rechter muisknop om de mogelijke opties tevoorschijn te laten komen. Kies in dit geval voor ‘Alle regels knippen.’

Daarna ga je naar de klantkaart waarvan de gegevens gelijk zijn aan die in de topograafsoftware. Opnieuw ga je naar het kopje ‘Geschiedenis’ en weer klik je met je rechter muisknop. Nu kies je voor ‘Plakken’. Easyfit zal automatisch de andere klantkaart waaruit de gegevens worden geknipt verwijderen, waardoor je de klant na het uitvoeren van deze handelingen nog maar één keer in Easyfit hebt staan. 

Overzetten naar een ander lenstype

Wanneer je klant een lens draagt en je wilt deze om welke reden dan ook overzetten naar een ander type lens dan kun je in Easyfit de lens opnieuw laten berekenen. Dit doe je als volgt: Je opent de klantgegevens in Easyfit en klikt vervolgens op Lens wijzigen. 

Vervolgens kies je voor Ontgrendelen.

Hierna zijn alle gegevens ontgrendeld en kun je je gewenste wijzigingen invullen en een nieuwe lens selecteren. 

Een wijziging ongedaan maken

Wanneer je een wijziging op een lens hebt doorgevoerd en je besluit toch om deze niet door te voeren, kun je dat als volgt in Easyfit ongedaan maken. We nemen de Indivisual maandlens even als voorbeeld.

Stel, je hebt een overrefractie doorgevoerd en je blijkt daarin een foutje te hebben gemaakt, dan kun je er uiteraard voor kiezen om de regel te verwijderen middels het kruisje helemaal aan de rechterkant van je geschiedenisregel.    

Maar, het kan ook anders, namelijk via het symbool met het groene en blauwe pijltje die je vindt naast de knop Lens wijzigen. 

Wanneer je gebruik maakt van deze knop, zal Easyfit de parameters van de lens weer terugzetten naar de vorige berekende gegevens, je gedane respons blijft echter wel in de geschiedenisregel staan. Deze zul je dan zelf moeten verwijderen of aanpassen.

Labels maken in Easyfit

Het is mogelijk om in Easyfit labels aan te maken die je kunt koppelen aan je klanten. Zo kun je bijvoorbeeld een Nachtlenzenlabel maken voor al je Nachtlenzen klanten of een Indivisual label voor alle Indivisual klanten. Je kunt de labels zelf een naam geven en het maken van deze labels is heel eenvoudig. Wanneer je je klantgegevens in Easyfit opent, dan vind je links onderin je scherm een plus-tekentje, zodra je hierop klikt opent zich een nieuw venster waarin je je label kunt maken. Hieronder zie je hoe je dit doet. 

Is het label aangemaakt, dan vind je het links onderin de klantenkaart. 

En wanneer je de klant opzoekt in Easyfit, is ook daar het label zichtbaar.  

Een adviesaanvraag indienen

Wanneer je vaker met ons contact hebt, is je inmiddels niet onbekend dat we vaak naar de topografiebeelden vragen en/of het Easyfitbestand. De reden dat we hiernaar vragen is om het plaatje zo compleet mogelijk te maken, zodat we je van een zo optimaal mogelijk advies kunnen voorzien. Een makkelijke manier om dit te doen is rechtstreeks vanuit je eigen Easyfit. Wanneer je in de klantenkaart bent, kun je onderin je scherm de Advies-knop vinden. Zodra je hierop drukt wordt een nieuw scherm geopend met ‘Vraag Advies’. In dit scherm kun je vervolgens je vraag stellen/typen waarna je op ‘Versturen’ drukt. Er wordt dan een compleet pakketje naar ons e-mailadres: professionalservices@menicon.nl verstuurd en wij beantwoorden vervolgens je vraag. Super makkelijk!

Check & Bestelfunctie

Eenzelfde manier hebben we voor een adviesaanvraag of bestelling voor je Nachtlenzen. In feite werkt dit op dezelfde manier als bij een gewone adviesaanvraag, echter druk je nu niet op de Adviesknop, maar op de Check & Bestelknop.

Ook nu wordt het hele Easyfitbestand van jouw klant meegestuurd met daarin je adviesaanvraag. Collega Mariska heeft hier een blog over geschreven waarin ze uitlegt hoe dit werkt. 

 

Tot zover onze uitleg over Easyfit. Zoals je hebt kunnen zien en lezen heeft Easyfit een hele hoop functies die jouw werk als contactlensspecialist een stuk makkelijker en interessanter kan maken. Mochten er desondanks toch nog vragen zijn, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.